Conseils - 05 janvier 2023 - 2
Découvrez les clés d’un accueil réussi de vos invités lors de votre événement professionnel.
Dès leur arrivée, faites bonne impression auprès de vos invités en leur réservant un accueil digne de votre événement professionnel. Vous allez très certainement accueillir de nombreuses personnalités au cours de ce rendez-vous important pour la vie de votre entreprise. Prouvez-leur votre professionnalisme et votre sérieux en assurant à la perfection leur sécurité et leur bien-être, dès que leur arrivée sur le lieu de l’événement. Dites-vous que c’est une chance incroyable de montrer à tout le monde de quoi vous êtes capable et de recevoir un VIP. Grâce à ces quelques conseils, préparez un accueil unique à vos invités.
Congrès, conférence, lancement d’un nouveau produit, inauguration, soirée d’entreprise… Quelle que soit l’occasion, excellez dans l’art de recevoir et d’organiser un événement professionnel. Dès leur arrivée, traitez vos invités en VIP en préparant un accueil digne. Sachez tout de même que cette action ne s’improvise pas. Pour réussir à mettre en place un accueil qui reflète votre image d’entreprise professionnelle, organisez-vous bien au préalable.
Pensez à l’endroit où vos invités vont garer leur voiture. Aucun d’eux ne va apprécier le fait de devoir faire le tour du quartier pour trouver un parking. Planifiez en avance l’endroit de stationnement et dédiez une personne qui va gérer la circulation sur le lieu. Ne négligez pas non plus la sécurité sur place. Plusieurs semaines avant l’événement, adoptez un planning précis et une répartition des tâches bien établie. Tout le monde doit connaître son rôle et ses missions. Il faut, par exemple, qu’il y ait des hôtesses pour accueillir vos invités.
Gérer des invités, quel que soit leur nombre, n’est pas chose facile. Pour que tout se déroule à merveille comme prévu, exploitez toutes les innovations technologiques dédiées à cet effet. À vous les différents appareils disponibles pour gérer la liste d’invités et d’identifier les participants. Vous pourrez ainsi mettre en valeur votre image de marque innovante, gagner du temps et de l’efficacité. Parmi les alternatives possibles, réalisez un émargement sur iPad. Avec cette option, ce sera facile pour vous d’avoir accès à la liste d’invités et de la gérer en toute efficacité. Il suffit de faire un clic sur le nom d’un invité pour l’émarger. Vous aurez ainsi un aperçu clair du nombre de personnes arrivées à votre événement. Vous pourrez également voir clairement si un invité précis est absent ou présent. Il est d’ailleurs possible d’insérer des messages personnalisés à chaque nom d’invité pour que l’hôtesse puisse l’accueillir comme il se doit, à son arrivée.
Pour mieux identifier les participants, oubliez les simples badges en plastique et optez pour des badges avec QR codes. Ainsi, l’identification, la validation d’entrée et le passage de chaque participant vers une zone ne seront jamais aussi simples et sécurisés.
Pour la sécurité oui, mais également pour le bon déroulement de votre événement et pour votre image d’entreprise, vous serez obligé de mettre en place un contrôle d’accès rigoureux. Et ce n’est pas seulement à l’entrée principale du lieu de réception, mais aux différents points d’accès de l’événement. Et là, vous trouvez déjà l’intérêt du badge avec QR Code. Personne ne pourra entrer à l’événement sans avoir scanné le QR code sur le badge.
Malgré l’utilisation de cette autorisation d’accès, il est également recommandé de mettre en place un responsable sur chaque point d’entrée. Cela permet de renforcer la sécurité et d’offrir un accueil de qualité à vos invités. Il se peut que ces derniers aient besoin d’aide à l’utilisation de votre appareil de contrôle d’accès.
