Conseils - 16 février 2023 - 6
Pour réussir l’organisation de votre convention d’entreprise, vous devez respecter certaines étapes !
Que ce soit votre première fois ou pas, on ne vous le répète jamais assez : l’organisation d’une convention d’entreprise ne s’improvise pas. N’espérez surtout pas avoir un résultat satisfaisant en rapport à votre objectif, si vous vous y prenez à la dernière minute. Il s’agit d’une stratégie de communication interne d’une grande importance qui requiert une organisation parfaite. Donc, pour réussir à organiser une convention à l’image de votre entreprise, respectez ces étapes clés.
Dans quel objectif organisez-vous une convention d’entreprise ? Est-ce pour partager avec vos collaborateurs votre vision stratégique, pour présenter des résultats ? Est-ce pour motiver vos équipes ou pour transmettre un message à vos salariés et partenaires ? Souvenez-vous toujours que cet événement vous permet d’instaurer une certaine cohésion entre les différentes actions de vos collaborateurs. Il consiste à s’assurer que chaque acteur dans le développement de votre entreprise connaisse l’objectif de votre société. Cette occasion vous sera également très utile pour interagir avec vos équipes et pour stimuler leur engagement par le biais d’un échange autour de votre stratégie.
Donc, pour que votre convention porte ses fruits, déterminez bien en amont votre objectif final et le message que vous voulez transmettre aux participants.
C’est à partir de votre objectif principal que vous pourrez définir le type et le nombre de participants concernés par votre convention. Ce sera facile pour vous de déterminer s’il faut inviter tous les services, ou seulement les cadres, le service marketing ou le service des Ressources Humaines. En ayant connaissance de la liste des participants, vous pourrez procéder à l’envoi des invitations et au lancement de la communication relative à votre événement en avance.
Dès ces étapes, prouvez à tout le monde votre professionnalisme. Jouez la carte de l’originalité et de la pertinence pour donner un avant-goût de la tenue de votre convention à vos invités. Ils pourront ainsi se préparer et apporter de bonnes idées pour que l’événement soit réellement interactif et enrichissant.
Organiser une convention réussie a un prix. Mettez en place un budget réaliste et juste afin de réussir à relever le défi et tenez-vous-y. En fonction de vos objectifs, de votre programme, des sources de revenus de l’événement et de votre trésorerie, établissez un budget prévisionnel. Identifiez et listez toutes les dépenses prévues à cet effet. N’oubliez pas de mettre à jour le budget prévisionnel en temps réel, au cours de l’organisation.
Parmi les principaux postes de dépenses à prévoir, on peut citer la salle de réunion, les équipements nécessaires lors de l’événement, les frais de personnel (techniciens, informaticiens, décorateur…), les goûters et repas proposés aux participants. Si vous invitez des entités externes comme vos partenaires ou vos prestataires, les frais de transport et d’hébergement peuvent être inclus à ces dépenses. Mais, ce n’est pas obligatoire. À cela également s’ajoutent les dépenses en marketing et en communication ainsi que la marge d’imprévu.
Enfin, définissez un programme clair et réaliste, avec la liste de tous les thèmes à aborder chaque jour et des activités à faire. Au cours de cet événement, il est, par exemple, possible d’alterner réunion et activité ludique. Vous pourrez réunir les participants autour des ateliers team building afin de leur faire vivre une expérience interactive. Trouvez également des activités permettant de stimuler la cohésion d’équipes et la participation de chaque invité. Parce que malgré l’image assez professionnelle d’une convention, l’idée ici est de faire passer à tout le monde un instant convivial.
N’hésitez pas à confier l’organisation de votre événement d’entreprise à un professionnel spécialisé pour trouver de bonnes idées.
