Organiser un événement d’entreprise sans agence

Comment organiser un évènement sans passer par une agence d'événementiel ? 

Dans les faits, 80 % des entreprises ne font pas appel à une agence évènementielle pour organiser leurs événements, quels qu’ils soient. Ce qui signifie que ces évènements sont organisés en interne. Pourtant un évènement d’entreprise, qu’il s’agisse d’un cocktail, d’un lancement de produit ou même d’un séminaire, demande des compétences transversales, touchant à de nombreux domaines différents. Comment faire alors pour acquérir ces compétences au sein de l’entreprise, si ce n’est en développant un pôle spécifique faisant œuvre d’agence marketing spécialisée ? Sans ces compétences spécifiques, quelles sont les limites d’organisation ? Jusqu’à quelle taille d’évènement peut-on aller, et, surtout, comment s’y prendre ?

Des règles précises à respecter 

Que l’on soit agence spécialisée dans l’organisation d’évènements ou simple salarié d’une entreprise dont la prochaine mission est de mettre en place la prochaine conférence, le prochain colloque ou la prochaine convention, il est une chose immuable ; le respect de règles précises, la mise en place étape par étape sans jamais en sauter une.

La première de ces règles, c’est de parfaitement définir le public visé. On ne construit pas une scénographie ou un discours de la même façon selon que l’on s’adresse à ses clients, ses commerciaux, son personnel administratif, ses prospects ou ses partenaires par exemple. Et tout est l’avenant. Ensuite, il faut déterminer la thématique de l’événement. Non pas en se fixant sur les thèmes populaires du moment, mais en anticipant ceux qui seront au cœur de l’actualité dans X mois, c'est-à-dire au moment où aura lieu l’événement en question.

Troisième point, bien choisir le ou les intervenants, selon le type d’évènement et le public visé. S’il s’agit d’un colloque interne à l’entreprise, une célébrité extérieure sera la bienvenue. Au contraire, si la conférence s’adresse avant tout aux clients ou partenaires, il est préférable que l’intervenant principal représente l’entreprise.

Le lieu et la logistique 

C’est seulement à partir de ce moment là, ou plutôt en parallèle de ces points, que doivent être choisis la date et le lieu de l’événement. Compte tenu des problèmes inhérents à la réservation d’une salle, il est préférable de réserver très en amont de l’événement. D’autre part, le jour est important. De manière générale, le mardi et le jeudi sont à privilégier. Quant à l’heure de début, pour une conférence en interne, 17h30-18h, c’est bien. Une heure plus tard si le colloque a pour cible l’extérieur de la société.

Dès que ces 5 éléments sont calés, il reste à organiser la logistique. Traiteur ou pas ? Buffet, cocktail, animation et autres prestataires éventuels sont à réserver bien en amont. Quand tout sera prêt, il ne restera plus qu’à lancer les invitations, de préférence 3 semaines avant l’évènement. Si vous préparez une conférence ciblée vers l’extérieur, comptez sur un ratio de 1 sur 10. Donc, si vous souhaitez 100 personnes présentes, envoyez 1 000 invitations. Attention toutefois ! Selon le maillage de votre réseau, le thème abordé, la qualité de l’intervenant et votre situation géographique, ces chiffres peuvent changer. Dans les jours qui suivent, répétez. Une dernière répétition générale le jour J est un indispensable, de façon à vérifier le bon fonctionnement du matériel, entre autres, et à caler définitivement le minutage.

A l’arrivée des invités, pensez à leur remettre un badge et assurez-vous que le cocktail ou le buffet de fin de conférence soit parfaitement calé. Enfin, n’omettez surtout pas de faire un compte rendu de la conférence en y joignant une fiche d’appréciation, et de l’envoyer à toutes les personnes présentes. Le ressenti des participants vous permettra d’améliorer votre prestation lors de la prochaine conférence.

Voilà, vous êtes parés pour organiser votre évènement d’entreprise. Si l’organisation d’une conférence de taille moyenne peut tout à fait s’envisager en interne, dès lors que vous tablerez sur des volumes plus importants ou une durée plus longue, l’apport de véritables professionnels de l’organisation d’événementiel peut s’avérer très utile.