Les 7 commandements pour réussir l’organisation de votre évènement

Voici un récapitulatif des 7 étapes à suivre pour réussir l’organisation de votre évènement d’entreprise !

 1 - Bien identifier et cerner les participants à l’évènement 

Il est absolument primordial, avant d’entamer la réalisation de son projet de l’évènement, de déterminer le nombre de participants. Cela vous permettra de mieux choisir la salle qui correspondra à vos besoins, vos effectifs et enfin, votre thématique (s’il y en a une).

Dans un second temps, il conviendra de prendre en considération le profil des participants, et donc de vous poser les questions suivantes :

Le séminaire sera-t-il pour des dirigeants, pour des clients de l’entreprise, pour des salariés ?

S’agira-t-il d’un groupe homogène ?

Quelle sera la moyenne d’âge des participants ?

L’évènement dans son intégralité doit être fait en pensant avant tout aux participants. Il doit ainsi répondre aux besoins de tous et à leurs attentes tout en tenant compte de leurs éventuels centres d’intérêts.

2 -  Déterminer les objectifs et proposer une thématique 

Pour organiser un séminaire d’entreprise et pour qu’il soit abouti, il est indispensable de définir ses attentes et ses cibles en amont. C’est la meilleure façon d’éviter les erreurs et de ne pas perdre de temps !

Si le but de l’évènement est de créer une bonne cohésion de groupe, n’hésitez pas à proposer des jeux de types Olympiades, jeux de rôles ... En revanche, si le but est de rendre un travail effectif, vous feriez mieux de miser sur des espaces de co-working afin d’allier activités et micro-réunions plus facilement.

Si l’évènement permet un lancement de produit, il ne faut pas oublier d’inviter des journalistes. Pour des séminaires aux thématiques mixtes, veillez à inclure un endroit propice au divertissement et un espace conçu pour le travail.

3 - Trouver le bon lieu ainsi que les partenaires en adéquation avec l’évènement 

Pour réussir un évènement d’entreprise, il est très important de connaître vos motivations quant à son organisation. Vous devez alors vous poser les questions suivantes : Quel genre de séminaire vous voulez organiser ? Quel est l’objectif de votre évènement ? Combien d’invités vous désirez accueillir dans une salle ?  Prenez bien soin de répondre à ces questions. Pour vous aider, écrivez-là sur un support.
 

 4 - Penser à optimiser et à enrichir vos temps de travail 

Cette phase consiste à sélectionner les meilleures dates pour faire de votre séminaire un projet réussi. Vous n’avez pas besoin de proposer un team building quand les missions que vous avez à effectuer sont nombreuses. Cela risque de perturber le rythme mis en place pour atteindre les objectifs.

Aussi, pensez à sélectionner une date à l’avance et à la communiquer au plus vite aux participants afin qu’ils puissent s’organiser. En cas de doute, vous pouvez également adresser à vos collaborateurs une suggestion de date afin de choisir celle qui vous permettra d’avoir plus de personnes disponibles. Il faut éviter : Les mois de vacances (juillet, août, décembre), les dates avant ou après les ponts, les vacances scolaires.

Ensuite, n’hésitez pas à préparer un planning pour chaque participant.

5 - Proposez des moments forts en cohésion ! 

Pendant une période de crise, il est utile de rappeler que l’évènement d’entreprise est de mise pour trouver des mesures qui permettront de surmonter les difficultés, mais aussi de consolider les équipes ! Une entreprise se doit de motiver et de fédérer les employés afin d’obtenir des objectifs sur le long terme, il sera donc inutile d’aller charger l’emploi du temps de vos participants avec des réunions. Il est également important de prendre le temps de réserver des activités extraprofessionnelles. Se retrouver dans un contexte différent du travail permettra de mieux véhiculer les valeurs qui sont chères à l’entreprise.
Le respect, l’échange, la communication, la collectivité, la synergie et l’intégrité doivent surtout être mis en avant pendant un séminaire !

 6 - Ne pas oublier de penser aux aléas ! 

En tant que chef de projet, vous savez que la gestion d’un projet et surtout d’un séminaire n’est pas une chose aisée. La route peut être semée d’embûches et d’imprévus. Des aléas peuvent venir perturber la bonne marche de votre organisation. Voici quelques conseils pour gérer l’imprévu, ses émotions, mais également faire preuve d’optimisme, savoir s’adapter, tenir compte des nouvelles opportunités et savoir anticiper.

 7 – Penser à demander un feed-back

Le séminaire d’entreprise est un événement annuel qu’il faudra bien évidemment communiquer. Avant le jour du séminaire, il faut s’assurer de son bon déroulement.

En interne, cela se passera par un échange d’emails. Aussi, il faut prévenir les participants de la tenue à prévoir et des thématiques à aborder et il ne faut pas hésiter à les solliciter pour une meilleure organisation.

Après le séminaire, il est indispensable de dresser un bilan de ce qui a été dit et ce qui a été fait. C’est l’occasion de gratifier les participants, d’encourager leur travail et de relayer les photos de la journée sur les réseaux sociaux de l’entreprise. Cela va montrer l’esprit d’équipe et la cohésion de groupe qui y règne. Il est indispensable de configurer l’adresse de messagerie de chaque participant ou de créer un groupe précis.