Conseils - 06 décembre 2022 - 7
L’organisation de votre événement d’entreprise requiert une étude bien réfléchie. Avant de vous lancer, posez-vous ces quelques questions
10 questions à se poser pour réussir son événement d’entreprise
Impossible de se lancer tête baissée dans l’organisation d’un événement professionnel ! Reflet de l’image de votre entreprise et de votre professionnalisme, le résultat de votre organisation se doit d’être positif pour que votre objectif soit atteint. Si vous foncez sans mûre réflexion, vous risquerez, en plus, de vous compliquer la tâche. Alors, posez-vous ces 10 questions pour vous assurer de réussir votre événement d’entreprise.
Après avoir déterminé l’objectif de votre événement d’entreprise, vous pourrez choisir le type d’événement permettant de l’atteindre. À vous de choisir entre le team building pour la consolidation de l’esprit d’équipe, le séminaire pour allier activité professionnelle et moments ludiques, la soirée d’entreprise ou le salon pour lancer un produit ou une image de marque.
Le choix du type d’événement adapté à votre objectif dépend également en grande partie de la nature de votre cible. Il faut que vous soyez capable de proposer un événement qui répond aux problématiques de votre public cible et qui l’intéresse. Connaissez bien son profil (BtoB ou BtoC), ses centres d’intérêt, sa profession, son âge, son sexe, sa situation géographique, son statut et son niveau de revenu ?
N’oubliez pas non plus de vous interroger sur le budget nécessaire à l’organisation de votre événement d’entreprise. De la location du lieu à la restauration, en passant par l’impression et l’envoi des invitations, la promotion, les aspects techniques et administratifs, les ressources matérielles et humaines, l’animation… Tout doit être pris en considération.
Le choix de la date contribue également à la réussite de votre événement d’entreprise. Choisissez le moment idéal, selon votre objectif et le type d’événement à organiser. Si c’est possible, évitez les jours fériés et les vacances scolaires pour les événements en interne. De préférence, optez pour les jours en fin de semaine, à part le week-end. C’est le contraire pour les événements promotionnels.
Le choix de l’endroit qui convient le mieux à votre événement tient aussi toute son importance. Vous pourrez louer une salle de réception pour un événement d’envergure, amener vos invités au restaurant, au cinéma ou au spectacle pour de petits événements en interne ou choisir un lieu en pleine nature pour un événement ludique comme le team building.
Plusieurs types d’animation s’offrent à vous pour donner une autre dimension à votre événement. À vous de choisir la meilleure idée qui correspond à votre objectif : entre l’animation artiste ou DJ, la magie, les mimes, le cirque, la photographie, le karaoké… Vous avez l’embarras du choix.
Si votre événement se prête à un déjeuner, à un buffet, à un cocktail, à un dîner ou à un goûter collectif, vous aurez donc besoin d’un service traiteur. C’est le cas d’une soirée d’entreprise, d’un dîner dansant, d’un team building, d’un séminaire ou de tout autre événement important d’entreprise. Faites appel à un professionnel reconnu et expérimenté pour épater vos convives.
Prenez également en compte les aspects techniques pour parfaire votre événement. Vous devrez penser au système de sonorisation, aux équipements d’éclairage, aux projections audiovisuelles, aux effets spéciaux, au décor de la scène…
La promotion de votre événement dépend de son objectif. Si vous organisez un événement en interne, une bonne communication en interne suffit pour avertir les participants. Pour un événement qui implique les clients, les fournisseurs et les partenaires, une campagne sur internet ou sur les supports audiovisuels peut être utile, à part les invitations.
En plus des ressources matérielles, vous devrez également mobiliser une équipe complète dans l’organisation de votre événement. Dédiez un nombre suffisant de prestataires et collaborateurs à cette occasion pour vous accompagner.
