Conseils - 19 décembre 2022 - 5
Organiser un événement d’entreprise nécessite un souci du détail et une réactivité optimale. Découvrez la liste de tous les points à prendre en compte
Une convention avec vos partenaires et vos clients, une soirée de gala pour récompenser vos collaborateurs, une inauguration de nouveaux locaux, un anniversaire de votre entreprise ou un défilé de mode pour lancer votre nouvelle collection ? La règle d’or de la réussite de votre événement professionnel ne tient qu’à un seul mot : ORGANISATION. Pour ne pas vous laisser submerger par toutes les tâches, listez dès à présent toutes les choses à faire. Une bonne organisation en amont est l’assurance d’un événement réussi. Zoom sur la master checklist des points essentiels à prévoir lors de l’organisation de cette occasion importante dans la vie de votre entreprise.
Pour commencer l’aventure du bon pied, Il vaut mieux tout mettre au point à l’avance avant de se lancer. Pour bien affiner vos choix à venir et pour peaufiner l’organisation de votre événement, définissez avant tout plusieurs points. Déterminez les objectifs marketing et de communication de votre événement, votre cible, le nombre d’invités, les journalistes, les influenceurs et les blogueurs à inviter, la date de l’événement, le type d’événement à organiser et l’enveloppe budgétaire dédiée à l’occasion.
Le choix de l’endroit est essentiel à la réussite de votre événement. Pour ne pas faire de faux pas, prenez en compte plusieurs critères comme le profil de votre cible, le nombre d’invités, la qualité du cadre, l’accessibilité, la sécurité, l’agencement ainsi que le type d’infrastructures et d’équipements disponibles. Assurez-vous que le lieu de votre choix réponde à l’objectif de votre événement. Avant de confirmer votre réservation, vérifiez bien également s’il existe un espace suffisant pour le backstage de l’équipe organisatrice, pour les coulisses des artistes ou pour la cuisine du traiteur.
Un programme précis de votre événement permet d’assurer le bon déroulement de ceci. À vous donc de déterminer un concept, un thème et un nom pour votre événement. Prenez note de tout ce qui va se passer tout au long de cette occasion afin de pouvoir mettre en place une petite scénographie et une décoration adaptée à la nature de votre événement. Choisissez également les animations qui vont agrémenter la journée ou la soirée. La dernière, mais la plus importante chose à prévoir est le repas. À vous de choisir entre buffet, cocktail ou soirée dînatoire.
Pour faire connaître votre événement au public cible, vous devrez prévoir une meilleure communication. Il est possible d’envoyer des invitations aux participants ou de diffuser des campagnes pour leur communiquer votre événement. Vous pourrez promouvoir ce rendez-vous sur internet (réseaux sociaux, site web…), par email, sur des supports publicitaires physiques (flyers, journal, signalétique, PLV…) ou par une communication audiovisuelle. Jouez juste la carte de l’originalité et de l’attractivité pour inciter les cibles à venir assister à votre événement. Si vous optez pour les invitations, ne manquez pas de faire une relance quelques jours avant le grand jour.
L’aspect technique englobe différents domaines comme la sonorisation, l’éclairage, la scène, les écrans à leds géants ou encore le mapping vidéo. Allez-vous louer vos équipements si votre lieu de réception ne peut vous en procurer ? Assurez-vous que tout soit parfait et complet pour éviter les mauvaises surprises. Il est même conseillé de mettre en place un plan B pour faire face aux imprévus. Souvenez-vous que tout ce qui se passe tout au long de l’événement reflètera votre image d’entreprise. Donc, il vaut mieux anticiper pour diffuser efficacement vos valeurs.
