Conseils - 02 mars 2023 - 4
Le choix du lieu de réception pour votre séminaire ou conférence a une importance particulière. Découvrez quel genre d’endroit choisir !
À l’ère du numérique, tout se passe presque à distance au sein de l’entreprise, de la communication aux échanges de documents. Ce n’est donc pas étonnant si la cohésion d’équipe tend à s’étioler. Si vous souhaitez replacer le contact humain au cœur de votre entreprise et renforcer les liens entre vos collaborateurs, n’hésitez pas à organiser un séminaire ou une conférence. Sachez tout de même que la réussite de votre événement professionnel tient avant tout à la qualité de l’endroit où vous allez l’organiser. Même si le conférencier possède une expérience de longue date et un talent de persuasion exceptionnel, cela ne passera jamais si les participants se réunissent dans un lieu bruyant, sombre et inconfortable. Découvrez ainsi le profil d’un lieu de réception idéal.
Pourquoi infliger à vos invités un parcours de plusieurs kilomètres et difficile à arpenter, s’il est possible d’organiser votre événement à quelques pas de votre entreprise ? Pour vous faciliter la vie et pour assurer le confort des participants, choisissez un endroit simple d’accès et situé près de votre société. Vous pourrez ainsi échapper aux frais de transport et à la perte de temps inutile. Assurez-vous juste que le lieu de réception dispose d’un parking capable d’accueillir tous les véhicules de vos invités.
Optez pour un lieu qui répond à vos objectifs et qui reflète votre image et vos valeurs d’entreprise. Vous devrez donc déterminer en amont, le type de séminaire que vous voulez organiser ainsi que vos objectifs afin de trouver le meilleur endroit y adapté. Souhaitez-vous lancer un événement grandiose ou en petit comité ? Vous pourrez choisir entre un magnifique manoir, un musée ou un château, selon vos besoins et l’image que vous souhaitez diffuser à travers votre séminaire ou conférence.
Bien sûr, vous basez votre recherche sur le nombre des participants à votre événement d’entreprise. Vous devrez trouver un endroit capable d’accueillir tous vos invités. Référez-vous également au profil des personnes qui vont y assister. S’il s’agit d’un séminaire dédié aux dirigeants d’entreprise, optez pour un lieu plus intime et raffiné. Si vous organisez un séminaire pour vos employés, ces derniers apprécieront bien évidemment sortir de ce cadre plus professionnel et raffiné pour s’aventurer en pleine nature ou dans un endroit plus ludique et chaleureux.
Assurez-vous que le lieu de réception de votre choix peut répondre à vos besoins techniques. Renseignez-vous s’il dispose d’équipements techniques complets adaptés au type d’activité à organiser. Pour une conférence ou un séminaire, le lieu doit être équipé d’un vidéoprojecteur, d’un écran de projection, d’une bande passante, de sièges confortables, de systèmes de ventilation, de chauffage et d’éclairage efficaces… Jetez aussi un œil aux autres infrastructures comme les toilettes et surtout, accordez une importance particulière à l’agencement de la salle. Répond-il vraiment à vos attentes ? Les tables sont-elles en U, en conférence ou en épi ? Y a-t-il assez d’espace pour circuler ?
Pour que votre séminaire ou votre conférence ne vire pas au cauchemar, misez sur un lieu bien sécurisé. Vérifiez tous les systèmes de sécurité mis en place, des caméras de surveillance au service de gardiennage en passant par les alarmes incendie. Assurez-vous que le lieu se situe dans un endroit sûr qui ne présente aucun danger pour vos invités. Et surtout, faites en sorte de trouver un endroit calme, propice à la concentration.
